Linee guida per la conservazione dei documenti informatici
Quando si tratta della gestione di un documento informatico si può incorrere nell’errore di seguire semplicemente alcune regole di buon senso, a volte purtroppo nemmeno quelle.
In realtà per gestire e conservare a norma un documento informatico aziendale bisogna seguire delle regole ben precise, quelle dettate dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) con le Linee Guida sulla Formazione, Gestione e Conservazione dei documenti informatici, che, come indicato hanno lo scopo di:
- Aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore regolate nei DPCM del 2013 e 2014.
- Fornire una regolamentazione unica.
In queste linee guida non si indica solo come fare conservazione sostitutiva di un documento digitale, ma anche come gestire tale documento dalla sua nascita e per tutto il suo ciclo di vita, analizzando cioè l’intero workflow documentale.
All’interno di una azienda un documento non è mai fine a se stesso ma innesca una serie di attività e processi che coinvolge più uffici e/o reparti, ed in ogni settore tale documento acquista nuova importanza nel suo percorso.
Nel flusso documentale tra un ufficio e l’altro non vi devono essere dati persi o confusi (pensiamo ad un ufficio acquisti ed il magazzino ad esempio) per cui la corretta gestione dei documenti è un fattore prioritario.
Ecco allora che la digitalizzazione delle imprese ha assunto negli ultimi anni una primaria necessità per far fronte a questo problema.
Le linee guida AgID sul documento informatico
Andando a leggere le nuove linee guida dell’AgID troveremo che principalmente indicano che:
- Il documento informatico deve soddisfare il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale ( o altro tipo di firma elettronica).
- Deve essere sempre garantita sicurezza, integrità e immodificabilità del documento
- Con la marcatura temporale la data e l’ora di formazione del documento informatico sono certificate e quindi opponibili a terzi
Inoltre, le linee guida indicano anche in quale modo può essere prodotto un documento informatico, e sono previste quattro diverse modalità:
- Creazione con l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud.
- Acquisizione per via telematica o su supporto informatico (ad esempio la scansione di un documento analogico).
- Memorizzazione delle informazioni risultanti da processi digitali o dalla presentazione di modulistica compilata da parte degli utenti.
- Generazione o raggruppamento di un insieme di dati (elaborazione di dati).
Regole sulla conservazione dei documenti
Sul metodo di conservazione di un documento, le linee guida dettano i punti essenziali del processo, a partire dalla produzione dei pacchetti di versamento per poi passare a quelli di archiviazione e di distribuzione.
Un ruolo chiave nella conservazione documentale a norma lo svolge il responsabile della conservazione che deve vigilare sull’intero processo e redigere e mantenere il manuale della conservazione.
Tale ruolo dovrebbe essere sempre svolto da un soggetto interno all’azienda o ente pubblico, ma nel caso di affidamento in outsourcing del processo di conservazione ad una azienda specializzata in gestione documentale digitale, può anche essere delegato:
“sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato”
Sulla questione dell’affidamento del processo documentale a terzi, le nuove linee guida definiscono due figure distinte:
- Il responsabile del servizio di conservazione che coordina il processo all’interno dell’organizzazione che eroga il servizio.
- Il responsabile dei sistemi informativi per la conservazione
Inoltre le linee guida specificano che l’eventuale fornitore esterno deve conservare e rendere disponibili le descrizioni del sistema di conservazione.
Conservazione digitale obbligatoria
Decidere quali documenti o flussi di lavoro inserire in conservazione digitale non è solo a discrezione di chi lo fa, ma per alcune tipologie di documenti è obbligatoria.
Per le fatture elettroniche ad esempio la conservazione a norma è obbligatoria, ma anche per i contratti che vengono siglati con firma digitale, le mail della posta certificata, ma in linea di massima a dover essere conservati digitalmente sono tutti quei documenti che potrebbero essere oggetto di eventuali contenziosi.
Fortunatamente una gestione documentale ben organizzata rende questo compito molto più facile, permettendo di inserire nel flusso documentale destinato alla conservazione tutti i documenti digitali con pochi clic, potendo così inserire in conservazione in modo semplice tutta la corrispondenza aziendale, gli ordini, le fatture attive e passive, i registri contabili, e tutti i documenti inerenti in qualche modo al processo produttivo aziendale.
Differenza tra conservazione e archiviazione
Attenzione che quando si archivia un documento non è detto che esso sia conservato a norma di legge, perché tra conservazione e archiviazione c’è una sottile differenza.
L’archiviazione digitale consiste nel semplice salvataggio di un file (documento digitale) su un supporto elettronico, esterno o interno che sia. Ad esempio quando facciamo una copia di backup di una serie di documenti questo non significa fare conservazione ma semplicemente mettersi al riparo da eventuali guasti e dover quindi recuperare dati da un Hard Disk.
La conservazione consiste invece in tutta una serie di processi atti a conservare i documenti nel tempo garantendone quelle caratteristiche di accessibilità, integrità, autenticità e reperibilità.
Ad esempio per una fattura elettronica non è sufficiente convertire la fattura XML in PDF (se può esserti utile leggi qui come fare) e quindi conservarlo, ma va attivato un servizio apposito per salvare tutti i dati e metadati.
La conservazione si basa quindi su una serie di regole che il responsabile della conservazione deve far rispettare e i processi devono essere descritti nel manuale della conservazione.