Google Calendar è una delle funzioni più usate e amate della suite Google. Forse non sai che su Google Calendar è possibile creare un calendario condiviso tra più utenti: un’utility molto utile per organizzare classi, riunioni ed eventi di gruppo!
Vediamo come creare un’agenda condivisa su Google!
Se sei amministratore di G Suite
Se sei un amministratore di G Suite, per esempio in qualità di manager oppure di insegnante, puoi creare un nuovo calendario seguendo questa procedura.
Per prima cosa devi creare un gruppo con le persone con cui vuoi condividere il calendario. Poi dovrai:
- Accedi con il tuo account amministratore e accedi a calendari
- Clicca sul tasto “+” per aggiungere un nuovo calendario
- Fai clic sul nome del calendario e rinominalo, se necessario
- Per condividere il calendario di Google creato clicca su “Rendi disponibile per nome del tuo dominio”. Se necessario usa le frecce per individuare l’opzione di condivisione più appropriata.
Se necessario puoi anche aggiungere singoli utenti al calendario, per rendere disponibile l’agenda anche per loro.
Condividere Google Calendar tramite app
E’ possibile effettuare la stessa procedura anche usando l’app Calendar dedicata a questo servizio. Il procedimento è identico: basta adeguarsi alla disposizione dei tasti e dei bottoni dell’interfaccia.
Ovviamente, sia da web che da app puoi aggiungere e rimuovere membri dalla cerchia di chi può visualizzare e modificare il calendario. Per accedere al calendario basterà cliccare sul link presente nella mail di avviso che si è stati aggiunti ad un calendario condiviso su Google.
Esportare il calendario condiviso
Se vuoi condividere il calendario con persone che non usano un account Google, oppure inviare loro il link tramite una chat come Whatsapp, la procedura è davvero molto pratica e veloce.
Vai nel menu del calendario, seleziona “Condividi” e “Ottieni un link condivisibile”. Copialo e incollalo in mail e messaggi destinati a chi dovrà avere accesso al calendario.
Attenzione agli invitati!
Gli invitati al calendario, salvo modifiche delle impostazioni di base della visualizzazione, potranno modificare il calendario, spostando eventi, cancellandoli, aggiungendoli e visualizzando i dettagli. Quindi, condividi il link o crea un gruppo con persone che sono a conoscenza dell’uso di questo calendario.
Se vuoi che venga visualizzato con la sola dinamica di osservazione dovrai modificare le impostazioni e rendere “proprietario” del calendario un singolo utenti (o piccolo gruppo di utenti) che potranno modificare i dati lì presenti. Tutti gli altri utenti potranno solamente sfogliarlo, annotare gli eventi e leggere le note, ma non modificare gli impegni o la visualizzazione. Questa funzione è particolarmente utile se il gruppo con cui condividere il calendario è molto ampio oppure se è verrà usato come uno strumento dalla forte impronta gerarchica (per esempio, nel caso si voglia utilizzare Google Calendar come un diario di orari di lezioni e appuntamenti per una classe).